2016年3月アーカイブ

間接的にほめる

後輩がいないときに、他の人に対して「彼がいてくれるおかげで本当に助かっている」といった具合である。

それが回り回って本人に伝わったとき、後輩は、直接ほめられるよりもずっとうれしい気持ちになるものである。

仕事はまかせっきり、結果についても知らんふりでは、後輩は不安になってしょうがない。

日ごろから後輩の仕事ぶりには注意を払い、少しでも向上した点があれば、それをほめるようにする。

そのことで、後輩は自分が"認知〃されていることを知り、やる気を起こすのだ。

叱るにしても、ほめるにしても、日常的にどれだけコミュニケーションがとれているかにより、受け取り方が違ってくる。

要は、後輩の言動に日ごろから気を配り、よりよいコミュニケーションを築いておくことが、何よりも大切なのである。

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日報や月報などの定期のものから、出張報告、研修報告、調査報告、研究報告、さらに事故報告まで、上司に自分の行動を知らせる義務のあるビジネスマンにとって、報告書は、書く機会の多い文書のひとつだ。

報告書と違って各自の「所感」が入る余地はない。

「期日までに回答すること」といった上位から下位に発信する命令書や指示書と違い、同じ他の部署に仕事を依頼するときの依頼書、不明な点を問い合わせる照会書は、「お願いする」気持ちを表すこと。

ビジネス文書としての簡潔さは大切だが、お願いする理由や目的をきちんと相手に伝え、納得したうえで協力してもらえるようにする。

重要な事項について承認を得るために、決裁権のある重役などに回付するのが稟議書。

上司に自分の意見や事情を申し上げるのが上申書。

どちらも下位の社員が上層部の「許しを願う」かたちになるので、「伺う」という表現が求められる。

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留守番電話

最近では、留守番電話を利用する頻度も高くなっている。

わずか数十秒の情報伝達にもマナーがある。

(1)メッセージを吹きこむ場合
「××会社の××と申します。○○の件でご連絡をさせていただきたいことがございます。こちらからご連絡を差しあげますが、私の連絡先は、03・△△△△・1234です」
「以上、よろしくお願いいたします」と、箇条書き風で簡潔に。

(2)テープへの吹きこみを依頼する場合
「××でございます。ただ今留守にしております。こちらからご連絡いたしますので、ピーという音がしましたら、お名前、ご用件、ご連絡先をおっしやってください。お電話ありがとうございました」

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