2016年2月アーカイブ

携帯電話や自動車電話は、いつでも・どこでも自由に電話ができるたいへん便利なビジネスツールである。

しかし、ところかまわず利用するのは考えものだ。

特に携帯電話で、人の集まる公共の場や乗り物の中で大きな声で商談をするなどということは、周りの人にとってたいへん不愉快なものだ。

どのような場合でも、他人に迷惑のかからないような場所を選んでからかけるようにしよう。

また、内容的に他人に聞かれてよいものかどうか注意を払おう。

相手の電話にかける場合も、相手の都合や状況を考慮しよう。

よほどの緊急の用事がない限りはむやみにかけないことだ。

やむを得ずかける時は、「今、○分くらいよろしいでしょうか」と相手の都合を確認し、極力手短かに用件をすませるようにしよう。

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キーテレホン

キーテレホンは、オフィス内のたくさんの電話機を、あたかも一台の電話機のように使うことができる。

短縮ダイヤル発信、自動再発信、保留メロディー、転送、会議通話、一斉呼出など、多彩な機能を備えているので、上手に利用して仕事の効率化を図ろう。

ただし、単純な操作ミスをして相手に迷惑をかけないように、単独電話機とは違った心配りも必要だ。

(1)他の人へかかってきた電話は、「少々お待ちください」と伝えて、きちんと保留にし、名指し人に保留ナンバーを正確に伝える。

(2)保留中の電話が何本もあって、もし間違えて他の人の電話に出てしまった時は、「申し訳ございません。お電話を間違えました」とおわびする。

(3)保留しそこなったり、内線を回しそこなって電話が切れてしまったら、名指し人に速やかに伝え、必ずこちらからかけ直す。

相手が出たら、まずおわびをする。

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